Acord de Prelucrare a Datelor (DPA)

1. Părțile și obiectul acordului

Prezentul Acord de Prelucrare a Datelor („DPA”) face parte integrantă din Termenii și Condițiile Kaiun și se aplică prelucrării datelor cu caracter personal pe care tu, în calitate de client („Operatorul”), le introduci în platformă cu privire la terți (de ex. șoferi, angajați, parteneri, clienții tăi). Pentru aceste date, AMHOLD SOFT SRL („Kaiun”, „Persoana împuternicită”) acționează ca persoană împuternicită care prelucrează datele exclusiv în numele și la instrucțiunile tale, în conformitate cu Art. 28 din GDPR (Regulamentul UE 2016/679).

2. Definiții

Termenii „date cu caracter personal”, „prelucrare”, „operator”, „persoană împuternicită”, „persoană vizată” și „încălcarea securității datelor” au înțelesul din Art. 4 GDPR. Pentru datele de cont și de facturare ale clientului, Kaiun acționează ca operator, conform Politicii de Confidențialitate; prezentul DPA acoperă doar datele prelucrate în calitate de persoană împuternicită.

3. Obiectul, durata, natura și scopul prelucrării

Natura prelucrării constă în găzduirea, stocarea și procesarea datelor introduse de Operator în platformă, în scopul furnizării serviciului ERP (gestiune flotă, service și reparații, mentenanță, documente). Prelucrarea are loc pe toată durata contractului (abonamentului) și încetează conform secțiunii privind returnarea/ștergerea datelor.

4. Tipuri de date și categorii de persoane vizate

În funcție de modulele utilizate, datele pot include:

• Tipuri de date: date de identificare și contact (nume, telefon, email), date privind permisul de conducere, date despre vehicule alocate, funcție/rol, precum și orice alte date pe care Operatorul alege să le introducă.
• Categorii de persoane vizate: șoferi, angajați ai Operatorului, parteneri, furnizori și clienți ai Operatorului.

Operatorul decide ce date introduce; Kaiun nu solicită și nu impune colectarea unor categorii specifice de date.

5. Obligațiile Kaiun (persoana împuternicită)

Kaiun se obligă să:

• prelucreze datele numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Operatorului, inclusiv prin utilizarea platformei;
• asigure confidențialitatea persoanelor autorizate să prelucreze datele;
• implementeze măsuri tehnice și organizatorice adecvate de securitate (Art. 32 GDPR);
• respecte condițiile pentru recurgerea la sub-procesatori (secțiunea 7);
• asiste Operatorul, în măsura posibilului, în soluționarea cererilor persoanelor vizate (acces, rectificare, ștergere, portabilitate etc.);
• asiste Operatorul în asigurarea securității, notificarea breșelor și evaluările de impact (Art. 32–36 GDPR);
• la încetarea serviciilor, șteargă sau returneze datele, conform secțiunii 11;
• pună la dispoziția Operatorului informațiile necesare pentru a demonstra conformitatea și să permită audituri (secțiunea 12).

6. Obligațiile Operatorului (clientul)

În calitate de operator, te obligi să:

• ai o bază legală validă pentru datele introduse în platformă și să respecți GDPR în raport cu persoanele vizate;
• oferi instrucțiuni legale către Kaiun privind prelucrarea;
• informezi persoanele vizate și, unde e cazul, să obții consimțământul necesar.

7. Sub-procesatori

Operatorul autorizează în mod general recurgerea la următorii sub-procesatori, fiecare obligat prin contract la garanții echivalente:

• SiteBunker (România) — găzduirea aplicației și a bazei de date.
• Amazon Web Services (S3, Frankfurt) — stocarea fișierelor încărcate.
• Mailgun (SUA) — email tranzacțional și de notificare.
• Netopia Payments (România) — procesarea plăților.
• Google Analytics (SUA) — analiza utilizării site-ului, doar cu consimțământ.

Te vom informa despre orice intenție de adăugare sau înlocuire a unui sub-procesator, oferindu-ți posibilitatea de a obiecta.

8. Transferuri internaționale

Majoritatea datelor sunt prelucrate în Uniunea Europeană. Atunci când un sub-procesator este situat în afara SEE (Mailgun, Google), transferul se realizează pe baza Clauzelor Contractuale Standard ale Comisiei Europene și/sau a cadrului EU–U.S. Data Privacy Framework, cu garanții adecvate.

9. Securitatea prelucrării

Kaiun aplică măsuri adecvate: criptare în tranzit (HTTPS/TLS), parole stocate sub formă de hash, control al accesului bazat pe roluri, izolarea datelor între clienți (arhitectură multi-tenant) și backup periodic.

10. Notificarea încălcărilor și asistență

În cazul unei încălcări a securității datelor care afectează datele Operatorului, Kaiun va notifica Operatorul fără întârziere nejustificată după ce ia cunoștință de aceasta, oferind informațiile rezonabile disponibile pentru a permite Operatorului să își îndeplinească obligațiile de notificare conform Art. 33–34 GDPR.

11. Returnarea și ștergerea datelor

La încetarea contului, datele introduse sunt păstrate 30 de zile, perioadă în care Operatorul le poate exporta. După acest termen, Kaiun șterge datele de pe sistemele sale, cu excepția celor pe care trebuie să le păstreze pentru îndeplinirea obligațiilor legale.

12. Audit

La cererea rezonabilă a Operatorului, Kaiun pune la dispoziție informațiile necesare pentru a demonstra conformitatea cu obligațiile din prezentul DPA și permite audituri, inclusiv inspecții, efectuate de Operator sau de un auditor mandatat de acesta, cu un preaviz rezonabil și fără a afecta confidențialitatea celorlalți clienți.

13. Răspundere și legislație aplicabilă

Răspunderea în temeiul prezentului DPA este guvernată de prevederile privind limitarea răspunderii din Termeni. Prezentul DPA este guvernat de legislația română, iar litigiile se soluționează de instanțele competente din București.

14. Contact

Pentru orice întrebări legate de prezentul DPA sau de prelucrarea datelor, ne poți contacta la: contact@kaiun.ro